Gisterenavond bezoek gekregen van Gloria, de juf van het kleine kleuterklasje Ikhwezi die in Zolani Township gevestigd is. Mr. Klaas, een gevangenisbewaker en familie van haar, was ook mee. Het was al 7 uur ‘s avonds, op een vrijdagavond, niet bepaald een goed moment om te vergaderen.
Ze had me niet gewaarschuwd maar ik was toch blij dat ze een inspanning hadden geleverd om eens tot McGregor te komen. Toen ik een paar weken terug op een zaterdag naar Zolani was gegaan voor een vergadering was er niemand van de bestuursleden komen opdagen en ik had toen gezegd dat ik zo niet wil werken. Ik had toen met haar door de cijfers gegaan van de inkomsten en uitgaven van 2011 die Peggy, de Belgische vrijwilligster, gepoogd had te achterhalen. Volgens de eerste berekening van deze cijfers heeft de ‘educare’ een winst. Daar schudden beiden Gloria en Mr. Klaas hun hoofd over want ze hebben helemaal geen winst, integendeel.
De financiële organisatie is een echte zwakte en daar pogen we nu iets aan te doen. Mr. Klaas vermeldde eerst en vooral dat ze een nieuwe managementgroep hebben samengesteld. Twee ouders zijn bereid te fungeren als schatbewaarder en secretaresse. Ze hadden beslist om binnenkort weer een fondsenwerving activiteit te organiseren. Tot nu toe had ik geen zicht op hun rekening of toegang tot de rekening op naam van Ikhwezi; een bewuste beslissing in het begin want ik wou niet ‘patronizing’ zijn. De rekening hadden ze lange tijd niet gebruikt want er waren geen officiële inkomsten. Midden vorig jaar kwam daar verandering in want de gemeente gaf een bedrag en een andere organisatie geeft maandelijks een bedrag voor de aankoop van voedsel. Giften die vorig jaar uit Nederland kwamen werden echter op mijn persoonlijke rekening gestort want ik vond dat tot er niet echt een financiële structuur opgezet is die werkt ik zomaar het geld niet aan hen wou geven want dan verdwijnt het in de dagdagelijkse werking zonder dat ze zicht hebben op wat er eigenlijk met het geld gebeurt of hoeveel er besteed wordt aan voedsel, elektriciteit, enz.
Lonen worden al sowieso niet in rekening genomen maar dan wordt het geld ook gebruikt om persoonlijke kosten te betalen. En nu dat we vastgesteld hebben dat er niet kan bijgebouwd worden op de grond waar het kleine schooltje is vond ik dat er eerst moest gekeken worden of ze toch daar willen blijven of dat ze een ander stuk grond willen kopen waarop dan Ikhwezi echt kan uitgebouwd worden in de komende jaren, op grond die tot hen behoord. Want als beslist wordt om een stuk grond te kopen dan moet het geld die beschikbaar is eerst daarvoor gebruikt worden.
Het voorstel dat aanvaard werd is dat ik nu ook volmacht op de rekening van Ikhwezi krijg. Dan ben ik bereid om het geld over te dragen naar die rekening. Ik zal organiseren dat ik internetbankieren kan doen met hun rekening. Dan heb ik zicht op de rekening en kan ik helpen om de uitgaven te centraliseren om die dan via internet te betalen. We zullen kijken om in dezelfde winkel wekelijkse aankopen te doen die dan eens per maand betaald worden. De rekeningen voor de gemeente ed. kunnen ook via internet betaald worden. Dit bespaart kosten en hoeft Gloria geen cash in huis te houden. Dit zal het ook makkelijker maken om bewijzen van alles te hebben.
Ik denk dat Gloria en Mr. Klaas eindelijk ten volle beseffen hoe belangrijk het is om alle inkomsten en uitgaven zorgvuldig bij te houden. Peggy heeft een eenvoudig systeem opgezet dat Gloria moet in staat stellen de dagelijkse inkomsten en uitgaven bij te houden voor dit jaar. Ik vroeg Mr. Klaas of er geen gevangene is die dit soort werk zou kunnen doen zodat Gloria zich daarover niet hoeft te bekommeren. Ze vonden het een vreemd voorstel maar Mr. Klaas is toch bereid om het te beschouwen. Dan kan deze boekhouding op het eind van het jaar naar een auditor gaan die alles nagaat en dan in een ondertekend document verklaart dat alles in orde is. Dit document moet jaarlijks naar de organisatie gaan die de Non Profit Organization status toekent. Ikhwezi heeft een NPO-nummer maar als er geen document van een auditor gestuurd wordt op het einde van het financiële jaar dan verliest Ikhewzi haar erkenning met alle gevolgen van dien. Ik zal proberen nagaan of Ikhwezi een jaar uitstel kan krijgen om een zo’n verslag op te sturen.
De nieuwe managementgroep heeft ook beslist dat ze naar andere grond uitkijken met de hulp van een plaatselijke counsellor maar dat ze ook dringend meer ruimte nodig hebben voor de kinderen nu. Gloria sprak met de townplanner en hij ging ermee akkoord dat ze een plan kunnen indienen voor de toevoeging van twee houten huisjes (weny houses) van 3mx6m. Deze huisjes kunnen dan verhuisd worden indien nodig. Ze hadden al een raming en ieder huisje zou zo’n R6000 (600 euro) kosten. Het maken van de plannen zal tenminste R1800 (180 euro) kosten. Ik zal daar ook even nagaan wat dit allemaal inhoudt want ik was geschrokken van de hoge ‘consultatie fees’ die deze mensen vragen. Ik grapte dat ik ook zal beginnen om ‘consultatie fees’ (commissiebijdrage) te vragen. Ik wil zeker maken dat Ikhwezi niet voor onvoorziene kosten staat.
Vorig weekend was ik de zaterdagavond en de hele zondag in vergadering voor The Breede Centre, het vaardigheidstrainingcentrum. Een heel andere ervaring want de mensen die verantwoordelijkheid nemen voor dit project zijn heel ervaren en hoogst professioneel. Dus zijn deze vergaderingen gestructureerd en efficiënt. Voor dit project is er nog ontzettend veel te doen maar op zondag hebben we een duidelijk fazen plan opgemaakt. Dit jaar zullen vooral kortere cursussen en lessen plaatsvinden terwijl we de details uitzoeken voor langere cursussen en vooral ook de financiële en structurele ondersteuning in orde maken. Ik zou heel graag in staat zijn om mijn volledige aandacht te geven aan het helpen opzetten van dit project maar het probleem is dat ik nu nog voltijds voor de school werk want ik heb een maandelijks inkomen nodig. Ik heb dus nu geen tijd over om iets voor het Breede Centrum te doen. Ik hou in gedachten dat ik in juli tenminste halftijds voor de Breede Centre kan werken en halftijds voor de school. Daarvoor heb ik R5000 (500 euro) per maand voor nodig vanaf juli. Als er iemand onder jullie zich geroepen voelt om me daarin te ondersteunen geef een lijntje op katleen@breede.co.za. Voorlopig heb ik besloten om tijdens de weekenden en vakanties vrijwillig voor het Breede Centrum te werken. Ik moet dan wel ook bewust mijn grenzen in het oog houden want mijn dochter heeft ondersteuning nodig en dit is toch mijn prioriteit.
Dan voor school ben ik vooral bezig geweest met de vragenlijst naar de Alumni uit te sturen. Voor de meesten heb ik een e-mail adres of adres kunnen achterhalen. Er zijn maar een paar die ik nog niet heb. Twee hebben de vragenlijst al ingevuld en terug gestuurd. De anderen zijn wat trager en ik heb al een ‘reminder’ uitgestuurd.
De leerkrachten hadden eind vorig jaar ook gemeld dat ze een muziekleerkracht en een leerkracht euritmie (expressieve danskunst) willen. Daar zijn geen financiën voor dus probeer ik nu een vrijwilliger te vinden. Ergens gelezen dat het aantal Vlamingen die vrijwilligerswerk in het buitenland doen met 48% is gestegen. Voor de euritmie hebben we wat fondsen die we als kost- en inwoonvergoeding kunnen gebruiken; voor de muziek leerkracht hebben we dit niet dus deze vrijwilliger zou zelf de kosten van verblijf moeten kunnen betalen. Een verzoek voor deze vrijwilligerposten zijn wereldwijd uitgestuurd. Voor de euritmie kreeg ik al een spontane reactie van een vrouw uit Zuid-Amerika. Ik zal met haar in gesprek gaan en we zien wel wat eruit komt.
Twee activiteiten op school zijn vermeldingswaardig. De ene was de opening van de nieuwe kunstklas die veel ruimer is. Recent werk is tentoongesteld. De avond was verondersteld om eerst een ouderavond te zijn maar te weinig ouders hadden zich ingeschreven om te komen. Dan voor een uur zou er de kunstkamer opening zijn. De ouderavond werd afgelast en de leerkrachten besloten om voortaan naar de gemeeschappen zelf te gaan om de ouders te ontmoeten. Voor de opening was er niet veel volk want ik had er niet veel uitgenodigd op vraag van de leerkrachten. Maar een foto verscheen in de plaatselijke krant (en een artikel over de theaterruimte die buiten wordt gebouwd) en ik zette het ook op facebook zodat de plaatselijk mensen toch weten wat gebeurt op school.
Dan een week later was er een ouderavond op de lagere school. Er was een goede opkomst van ouders en de leerkrachten gebruikten de avond om de ouders te vertellen over het belang van gezonde voeding, genoeg slaap en het maken van huis werk. De kinderen dragen geen uniform op school maar er is wel een bepaalde ‘dresscode’ die vooral bedoeld is om de aandacht van de kinderen op leerproces te houden. De ouders konden in de klas rondkijken en met de onderwijzers praten. De verantwoordelijke van het financieën kwam ook praten over het belang van het betalen van de overeengekomen bus- en schoolgeld. De leerkrachten waren er allen over eens dat die een succesvolle avond was.
Hierbij ook een foto die door Eddy en Marianne, die ons onlangs bezochten, genomen is. En voor ik het vergeet we hadden nog andere bezoeker uit Belgie: Bart Duvivier, die ik jaren terug bij een vriend in Limburg ontmoette en die toen al vertelde dat hij in Barrydale (een tweetal uur rijden van hier) had gewoond. Ik kreeg dus een e-mail met de vraag of hij op bezoek kon komen. Altijd leuk om bezoekers te hebben.
