Info van de webstek:
De Vlaamse Regering wil verenigingen meer vertrouwen geven. Dit wordt vertaald in decreten, verantwoordings- en controleprocedures. Als vereniging kunt u hierover ideeën of voorstellen hebben. Samen met u stellen we scherp op de lusten en (vooral) de lasten van de verantwoording die verenigingen aan de subsidieverstrekkende Vlaamse overheid moeten afleggen. Centraal staat de vraag hoe het beter kan. Het programma vindt u hieronder.

Dat wie gesubsidieerd wordt verantwoording moet afleggen over wat hij of zij met die overheidsmiddelen doet, is niet meer dan logisch. Anders wordt het wanneer diezelfde verantwoording wordt aangegrepen als doorgedreven controle- en sturingsmechanismen en wanneer verenigingen gebukt gaan onder zware administratieve lasten in het rapporteren over hun realisaties. Wanneer dus niet vertrouwen, maar wantrouwen heerst tussen overheden en verenigingen.
Vertrouwen is cruciaal voor effectieve en efficiënte subsidie- en verantwoordings-procedures.

Maar wat zijn dan de basisprincipes van ideale subsidie- en verantwoordingsprocedures? Hoe kom je tot de optimale balans tussen de autonomie van organisaties en het afleggen van rekenschap? Met steun van de Koning Boudewijnstichting bracht “de Verenigde Verenigingen” de geldende modellen en procedures in de verschillende verenigingssectoren in kaart. Zij ging daarbij op zoek naar goede en slechte voorbeelden en naar alternatieven voor een doorgeslagen managementsdenken. Minder kwantitatief, minder resultaatsgericht, minder star en bureaucratisch. Kortom: modellen die vertrouwen boven verantwoording stellen.

Op het gelijknamige symposium presenteren we de resultaten van dit onderzoek, maar is er ook ruimte voor dialoog tussen het verenigingsleven en de Vlaamse overheid. Want ook de Vlaamse overheid zoekt een weg om verenigingen meer vertrouwen te geven.

Op het einde van de dag willen we u, als medewerker binnen een vereniging, of actief in een lokale, Vlaamse administratie of op een kabinet, concrete en praktijkgerichte aanbevelingen aanbieden, waarvan sommige onmiddellijk toepasbaar zijn en andere dan weer de fundamentele grondslag vormen voor een echte duurzame vertrouwensrelatie tussen verenigingen en de Vlaamse overheid.

Het volledige programma:
9u00: Onthaal

9u30: Verwelkoming door de voorzitter

9u40: Het leven zoals het is (en zou kunnen zijn): de verantwoordingsambtenarij – een interpretatie door de Belgische Improvisatie Liga

9u50: De verantwoordingszorgen van het Vlaamse verenigingsleven: vijf getuigenissen uit het veld
Liesbeth De Winter, Federatie Sociaal-Cultureel Werk (FOV)
Katrien Spruyt, netwerkondersteuner Netwerk Tegen Armoede
Danny Jacobs, directeur Bond Beter Leefmilieu
Wouter Van Bellingen, directeur Minderhedenforum
Joep Van Mierlo, directeur Dierenartsen zonder Grenzen

10u45: Pauze

11u00: Actuele case: de hervorming van het erkennings- en subsidiëringsbesluit voor milieu- en natuurverenigingen

Jan Kielemoes, afdelingshoofd Departement Leefmilieu, Natuur en Energie

11u15: Publieksdebatten over prangende verantwoordingsvraagstukken
“Impactgericht verantwoorden: hoe kan het en wat zijn de uitdagingen?”

De maatschappelijke impact van het verenigingsleven in kaart brengen is een vraagstuk dat steeds meer verenigingen en overheden bezighoudt en dat ook een serieuze invloed heeft en kan hebben op de af te leggen verantwoording. Onder welke voorwaarden kan dit? Wie bepaalt wat de (gewenste) impact is? Wie meet ze en op welk niveau? Op deze en andere vragen proberen Tomas De Groote (Sociale Innovatiefabriek), Dirk Verbist (FOV) en Gerda Van der Plas (afdelingshoofd Afdeling Sociaal-Cultureel Werk) samen met jullie eerste antwoorden en reflecties te geven.
“Stroomlijning van verantwoordingsprocedures en maatwerk waarborgen: een contradictio in terminis?”

Vereenvoudiging van subsidie- en verantwoordingsprocedures brengt algauw de vraag naar meer stroomlijning, het gebruik van formats en kwantitatieve instapdrempels en “targets” met zich mee. Dit creëert frictie met het streven om grote en kleine verenigingen meer te “vertrouwen” en vrijer te laten in hun werking. Waar bevindt het evenwicht zich? Hoe geüniformeerd moeten en kunnen subsidie- en verantwoordingsprocedures gereguleerd worden, zonder daarbij in te boeten op de flexibiliteit en het maatwerk van de verenigingen? Professor Bram Verschuere (UGent), expert in de relaties en dynamieken tussen overheid en non-profitsector, tast samen met u de grenzen en mogelijke evenwichten af.

12u05: Wat plant de Vlaamse overheid hieromtrent? – Martin Ruebens, secretaris-generaal, Departement Kanselarij en Bestuur
12u25: Slot en bedanking

De nadruk ligt op: kwantitatief, kwalitatief, informatief zijn en strategisch denken.
De kunst is: niet te veel rompslomp.

Uitdagingen volgens het rapport:
– rapportering is niet te vermijden maar…
– verschillende subsidieniveaus vereenvoudigen.
– verantwoording mag niet alleen een deel zijn maar dient een meerwaarde te geven: onderzoek-benchmarking-evolutie.
– niet alleen vertrouwen voor de verenigingen maar ook voor de administratie.

Impact – Erken de erkenning – Continuïteit – Opbouw van kennis – Vertrouwen:
– ministers dienen voeling te hebben met de administratie.
– in de verenigingen dient men missie gericht te werken.
– daadgericht zijn en niet alleen verplichtingen opleggen maar ook wijzen op de rechten.

Intermezzo met een voorbeeld uit de praktijk met de Belgische Improvisatie Liga: “gene stress: het inrichten van een BBQ en de administratie daarrond”

Beweegredenen en motivatie voor het nieuwe subsidiekader:
Momenteel is dit output gericht in een ingewikkeld kader met hoge administratieve lasten en hoge interne beheerskosten met weinig of geen sancties.
Het gewenste kader is om meer ruimte te geven aan een missie- en resultaatgedreven werking, outcome gericht, om financiële zekerheid te scheppen en lagere administratieve kosten te betrachten alsook minder interne procedures op te leggen.

Streefbeeld en visie: eenvoud, transparantie, eenvormigheid.
=> beleidsnota van Joke Schauvlieghe

Weer even een intermezzo van de BIL.

Groepsdebat: “impactgericht verantwoorden: hoe kan het en wat zijn de uitdagingen?”
Wat wil je als vereniging weten en wat wil de administratie weten van de verenigingen?
Wat is de bijdrage van de vereniging tot de gerealiseerde impact op taalniveau?
Hebben organisaties de tools in handen om aan impactmeting te kunnen doen?
Wat willen we nu realiseren?
Het proces: hoe impact gericht werken – de interventielogica.
Hoe meten/bepalen?
Wat is een redelijke tijdslijn?
Wat willen we nu realiseren?
De context: hoe de randvoorwaarden verbeteren?
Impact vooropstellen bij subsidieaanvraag – anticiperen.
“Regulitis” geeft stress en te veel administratie!

Maar er is verbetering!

Duidelijke symptomen:
Input ? output: alles moet meetbaar zijn, kwantificeerbaar
Dit is niet de realiteit!
Er wordt verwacht de efficiëntie te verhogen…
Dit zet een domper op het experimenteren en het nemen van risico’s => “schrik”!
Deze controledrang is te dominant.

Onderzoek van de Koning Boudewijn Stichting.

Panelgesprek: Inge Geerardyn leidt in:
Het onderzoeksrapport wijst op de overlast van administratieve verplichtingen.
Is het zo erg?
Er is inderdaad een verschuiving van inhoud naar cijfers.
7 platforms die ingevuld dienen te worden met telkens andere cijfers…
De slinger dient terug naar het midden te komen.
Balans tussen vertrouwen en bewijzen.
Er dient te veel verantwoord te worden.
Het is een grote puzzel.
Hoe geraken we af van die kartonnen dozen?
Telkens aanpassen aan een veranderende overheid edoch dient de overheid zich aan te passen aan de veranderende samenleving!

Aanbevelingen:
1. Erkenning van de verenigingen op duurzaam gebied.
Hoe kunnen we intern ook deze cijfers gebruiken?
Periodieke verslaggeving mag en kan, maar moet transparant zijn en duidelijk.

2. de subsidieaanvraag.
Op basis van een beleidsplan dat vooral output gericht is.
Je dient in te spelen op het lokaal beleid en dat is moeilijk te voorzien.

3. inwinnen van experten: “best practice?”
Eventueel een visitatiecommissie = een reflectiemoment, coaching gesprekken en evaluaties.

4. Vereisten van transparantie zijn zwaar.
Wat zijn de mogelijke valkuilen? Je niet te veel verliezen in procedures.
Alles dient zo eenvoudig mogelijk te zijn.
Voor elke categorie van erkenning apart.
Inhoudelijke transparantie.
Wat is de opdracht van zulke commissie?
Vermijden van vervreemding: je moet een document invullen dat opgesteld is door de overheid.
Beter zou zijn een eigen document te mogen ontwerpen met een bepaalde opgelegde inhoud.
Vergt een kantelmoment voor de overheid => geen controlerende maar klantgerichte aanpak.

5. Vereenvoudiging van formulieren.
Format en formulieren: grote diversiteit – moeilijk te vatten in 1 formulier.
Het herleiden van de rapportering tot de essentie – enkel het meetbare meten.
De impact zou zijn als we op vertrouwen kunnen werken.
De algemene tendens is “meten is weten” maar we willen steeds meer…
Het is niet altijd mogelijk om impact te meten op korte termijn.
Organisaties dienen vanuit hun visie te werken en een duidelijk beeld te hebben en zich regelmatig in vraag te stellen.
Het vertrouwen en respect dient in 2 richtingen te werken.
In praktijk testen om tot een notie te komen van de impact.
Het perspectief is belangrijk.
Internationaal beweegt er veel op het gebied van impactevaluatie.
OESO is ook met aanbevelingen afgekomen.
Grote maatschappelijke complexe problemen: armoede en integratie.
Een visie is ook dromen.
Begin er gewoon aan.
Brengen we effectief de verandering te weeg?
Het verhaal samen schrijven, de betrokkenheid.
Wat betekent dit voor de relatie sectoren-overheid?

6. Risico’s van impact gericht verantwoorden.
Stel: er is geen duidelijk verband.
Kwetsbaarheid organisatie.
Je dient zelf de impact doelstelling te mogen bepalen.
Te sterke focus op het meetinstrument zelf.
Voorwaarden:
Definitie van impact op maat van verenigingen.
Wanneer ben je impactgericht aan het werken/meten?
Visie en missie als kern van impact gericht denken .
Zijn we dat al niet aan het doen?
Wezenlijk onderscheid impactgericht werken en verantwoorden.
Nuance en tijd om intern te definiëren.
Een gezamenlijke missie/idee van impact gerichtheid verantwoorden.
Ondersteuning/output = belangrijk.

Wat is impact?
Bewust zijn van de beperkingen.
Kritische zelfreflectie.
Expertise ligt in de organisatie zelf, zij hebben de meeste ervaring.
Externe experten kunnen eventueel het proces bekijken.
Output en kennis dienen om de organisatie te sturen.
Uit onderzoek komt naar voor dat de overheid informatie bekomt over een organisatie en kan dan het beleid aanpassen.
Gerichter omgaan met de data en mekaar versterken.
Interactie met de omgeving: hoe meet je dat?
Het proces in gang zetten zorgt voor impact en loopt soms anders dan voorop gesteld.

Wat plant de Vlaamse overheid hieromtrent?
De Vlaamse administratie is op 4 werven bezig.
Kerntaken plannen: meer dan besparen, meer klantgerichtheid, vernieuwing, Streven naar een resultaat gerichte overheid.
Het nieuw bestuursdecreet komt er aan = een katalysator voor een klantgerichte overheid – interactie.
Radicaal digitaal: tegen 2020 zullen alle transacties met de overheid digitaal gebeuren: is dit wel volledig mogelijk?
Luisterende overheid: verenigingen laat van u horen!
Hervorming van de adviesraden.

Het vertrouwen primeert!

Allen dank.

Dit is een materie die dient aangepakt te worden.

De BIL geeft er nog even een lap op ter afsluiting.

Meer info en verwijzing naar het onderzoeksrapport =
http://www.deverenigdeverenigingen.be/component/k2/item/853-vertrouwen-boven-verantwoording-publicatie-verslag

https://drive.google.com/file/d/0B7n1aBz5ENt9Mmp2Zmc5d2NtLVE/view?pli=1